excel數據整理與保護技巧

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技巧1：CTRL+E，截取與填充有妙招

還在為究竟使用哪個函數來對文本進行截取而發愁？身份證號？電話號碼？家庭地址？一個快捷操作，截取、填充同時搞定。

操作步驟：在數據源當中的第一行，輸入：出生年月日，然后選中整列區域，按鍵盤CTRL+E，完成快速填充。也可以在第一行右下角單元格處，雙擊十字句柄，點擊右下角的填充選項，選擇【快速填充】。

CTRE+E，快速截取和填充

技巧2：分列一下，日期數據規范起來

在表格中，我們經常會發現這樣的情況：同一維度的信息，數據格式卻千奇百怪，比如日期，有的寫2017年5月1日，有的寫20170501，有的寫201.05.01，等等。雖然表達同一意思，但數據類型卻完全不一樣，分析起來就頻頻出現錯誤。面對大量格式不準確的日期，分列一下，馬上規范起來。

使用分列，不只是可以規范日期格式呀

操作步驟：選中數據源，在【數據】選項卡下找到【分列】，按照分隔符號，下一步到設置數據類型為日期，點擊完成

數據分列

技巧3：數據管理的小鬧鐘：條件格式

在工作中，我們經常需要對數據進行格式標識，以期更加直觀地顯示數據，比如員工工資的數額高低、培訓成績的分布、工作進度的控制、異常數據的監測等。沒錯，這個功能就是條件格式，它就像管理數據的小鬧鐘，讓你更加直觀清晰地看清數據，提示你進行相關的工作或發現數據的規律。

操作步驟：選中數據單元格，點擊【開始】選項卡--【條件格式】--【數據條】，讓單元格直接嵌上了類似于“柱狀圖”的效果。

數據格式

除了數據條，這個功能還有很多種顯示方式，見下圖

條件格式

技巧4：數據錄入的加速器：數據有效性

在工作中，我們經常會碰到這樣的工作場景：發給各個部門填寫的表格，回收回來卻發現，要么數據格式不統一，要么填寫不一致。比如性別，有的會填男，有的會填男性，還有諸如出生日期等信息，填寫起來五花八門。

如何從源頭解決這個問題呢？數據有效性就是解決這個問題的有效辦法。今天教大家數據有效性的高階應用，雙重數據有效性，比如限定省份下選擇該省份包括的城市。

步驟1：選中需要設置條件格式的單元格區域，點擊【數據】選項卡--【數據驗證】--設置允許為：【序列】--選定數據來源為【A1：H1】即可為Excel單元格設置下拉的效果，即數據有效性。

數據有效性1

步驟2：如果要根據已經選定的省份，關聯選擇對應的城市，則需要為單元格進行【二級聯動式數據有效性的設置】
 

【1】選擇省市區域的數據源單元格區域，點擊【公式】選項卡--【定義的名稱】--【根據所選內容創建】--【首行】

數據有效性2

步驟3：【2】選中K列黃色區域，點擊【數據選項卡】--【數據驗證】--設置允許為：【序列】--來源為：=Indirect（$J2）
 

數據有效性3

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