excel數據整理與保護技巧
還在為究竟使用哪個函數來對文本進行截取而發愁?身份證號?電話號碼?家庭地址?一個快捷操作,截取、填充同時搞定。
操作步驟:在數據源當中的第一行,輸入:出生年月日,然后選中整列區域,按鍵盤CTRL+E,完成快速填充。也可以在第一行右下角單元格處,雙擊十字句柄,點擊右下角的填充選項,選擇【快速填充】。
CTRE+E,快速截取和填充
技巧2:分列一下,日期數據規范起來
在表格中,我們經常會發現這樣的情況:同一維度的信息,數據格式卻千奇百怪,比如日期,有的寫2017年5月1日,有的寫20170501,有的寫201.05.01,等等。雖然表達同一意思,但數據類型卻完全不一樣,分析起來就頻頻出現錯誤。面對大量格式不準確的日期,分列一下,馬上規范起來。
使用分列,不只是可以規范日期格式呀
數據分列
技巧3:數據管理的小鬧鐘:條件格式
在工作中,我們經常需要對數據進行格式標識,以期更加直觀地顯示數據,比如員工工資的數額高低、培訓成績的分布、工作進度的控制、異常數據的監測等。沒錯,這個功能就是條件格式,它就像管理數據的小鬧鐘,讓你更加直觀清晰地看清數據,提示你進行相關的工作或發現數據的規律。
操作步驟:選中數據單元格,點擊【開始】選項卡--【條件格式】--【數據條】,讓單元格直接嵌上了類似于“柱狀圖”的效果。
數據格式
除了數據條,這個功能還有很多種顯示方式,見下圖
條件格式
技巧4:數據錄入的加速器:數據有效性
在工作中,我們經常會碰到這樣的工作場景:發給各個部門填寫的表格,回收回來卻發現,要么數據格式不統一,要么填寫不一致。比如性別,有的會填男,有的會填男性,還有諸如出生日期等信息,填寫起來五花八門。
如何從源頭解決這個問題呢?數據有效性就是解決這個問題的有效辦法。今天教大家數據有效性的高階應用,雙重數據有效性,比如限定省份下選擇該省份包括的城市。
步驟1:選中需要設置條件格式的單元格區域,點擊【數據】選項卡--【數據驗證】--設置允許為:【序列】--選定數據來源為【A1:H1】即可為Excel單元格設置下拉的效果,即數據有效性。
數據有效性1
步驟2:如果要根據已經選定的省份,關聯選擇對應的城市,則需要為單元格進行【二級聯動式數據有效性的設置】
【1】選擇省市區域的數據源單元格區域,點擊【公式】選項卡--【定義的名稱】--【根據所選內容創建】--【首行】
數據有效性2
步驟3:【2】選中K列黃色區域,點擊【數據選項卡】--【數據驗證】--設置允許為:【序列】--來源為:=Indirect($J2)
數據有效性3
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